Внедрение системы электронной регистратуры в клинике ортодонтии

Актуальность повышения качества медицинской ортодонтической помощи не вызывает сомнений. Широкомасштабное использование информационных и коммуникационных технологий является направлением развития, отвечающим современным требованиям [1, 2].

В задачи исследования входили:

— повышение эффективности организационной работы в клинике ортодонтии путем использования информационных технологий;

— создание и развитие единой информационной среды взаимодействия между врачом и пациентом;

— облегчение и ускорение доступа пациентов на прием к врачу-ортодонту;

— сокращение времени ожидания приема;

— внедрение и адаптация автоматизированной системы учета с использованием пластиковых карт;

— создание и развитие базы данных пациентов клиники ортодонтии.

В соответствии с постановлением Правительства Москвы «О городской целевой программе «Электронная Москва» № 609-ПП от 06.08.02, распоряжением мэра Москвы «О первоочередных мерах по подготовке городской программы «Электронная Москва» № 609-РМ от 17.10.02, Федеральным законом Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ от 27.07.06, Приказом Минздравсоцразвития России «Концепция создания единой государственной информационной системы в сфере здравоохранения» № 364 от 28.04.11, Федеральным законом Российской Федерации «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 264-ФЗ от 13.07.15, в 2015 г. был реализован пилотный проект по внедрению и адаптации системы электронной регистратуры в клинике ортодонтии [4], составлено и реализовано техническое задание, отвечающее основным требованиям работы ортодонтического отделения.

Электронная регистратура представляет собой информационно-аналитическую систему дистанционной записи на прием к врачу в режиме реального времени. Концепция электронной регистратуры предполагает использование цифровых данных, хранимых, извлекаемых и передаваемых электронным способом с целью оказания медицинских услуг [3, 5]. Информационная платформа в клинике ортодонтии организована на базе программных продуктов компании «Сентор Софтвер», в частности с использованием Медицинской информационной системы Dental 4 Windows (D4W). Принципы работы данной информационной платформы базируются на комплексе организационно-технических решений, включающих в себя:

— единую информационную систему с централизованной базой данных;

— регистрацию первичных и повторных посещений в клинике;

— гибкую настройку графика работы врачей-ортодонтов;

— запись пациента на прием к врачу в широком временно́м диапазоне — от 1 дня до 3 мес.

Единая информационная система клиники ортодонтии действует в рамках локальной сети внутри клиники. Работа такой системы невозможна без оснащения медицинской организации необходимой инфраструктурой, обеспечивающей доступ к информационному ресурсу. В связи с этим в клинике была произведена модернизация; были заменены слаботочные розетки и кабельные сети, компьютерное оборудование на рабочих местах регистраторов, врачей и других сотрудников, настроен доступ к сети Интернет. Таким образом, все рабочие места врачей и регистратуры были объединены в 1 замкнутую сеть. У каждого врача и регистратора имеется свой код доступа. Идентификация сотрудников осуществляется посредством введения персонального логина и пароля. Каждый сотрудник работает в своем информационном пространстве.

Для запуска системы необходимо создать электронную базу данных пациентов: фамилия, имя, отчество пациента, дата его рождения и номер медицинской карты. Затем добавляется врач, к которому прикреплен пациент, начинающий ортодонтическое лечение.

Запись к врачам осуществляется в онлайн-режиме, в результате чего полностью устраняется возможность записи разных пациентов к одному врачу на одно и то же время. Расписание приема врача должно содержать следующие данные: режим работы; нормативное число посещений за 1 смену; средняя продолжительность 1 посещения; интервал и число повторных посещений.

Чтобы воспользоваться сервисом электронной записи на прием, необходимо обратиться в регистратуру для оформления электронной медицинской карты. Регистратор выдает также пластиковую карточку центра ортодонтии (рис. 1).

Сервис электронной записи включает в себя разные формы записи на прием к врачу: посредством терминала (рис. 2), через Интернет и непосредственно врачом.

Чтобы записаться на прием к врачу с помощью терминала, пациенту необходимо сделать 4 шага: 1-й шаг — пациент прикладывает пластиковую карточку оборотной стороной (где нанесен штрих-код) к сканирующей панели терминала, затем выбирает подходящее время и дату приема, последние шаги — проверка и подтверждение выбранных пациентом опций (рис. 2, а—г).

Запись на прием к врачу через Интернет осуществляется с помощью официальной страницы кафедры ортодонтии www.ortodontam.pro (рис. 3).

Наконец, сам лечащий врач после проведения первичной консультации или планового визита пациента имеет возможность записать его на согласованное время следующего приема.

В соответствии с требованиями административных сотрудников, ответственных за лечебный процесс, проводится обработка медико-статистических данных. На основе сведений, поступающих в электронную регистратуру в режиме реального времени, автоматически составляются статистические и аналитические отчеты в различных разрезах. Модуль «бизнес-аналитика» позволяет оценивать работу врачебного персонала клиники, наблюдать динамику показателей, сравнивать показатели различных врачей между собой. Ключевые показатели эффективности дают возможность отслеживать динамику развития клиники и сезонные колебания. Данные для отчетов собираются из разных модулей программы. Отчеты «Сведения о лечебной работе», «Отчет по работе каждого врача», «Отчет по отделению» формируются за период 1 нед/1 мес/1 год).

1. Разработано технологическое задание по приведению информационной системы клиники ортодонтии в соответствии с уровнем современного развития сетевой связи и обработки данных, согласно требованиям МЗ РФ.

2. Реализована концепция электронной регистратуры.

3. Создана единая база данных ортодонтических пациентов, рассчитанная на последующее дополнение и структурирование.

4. Использованы автоматизированные информационные технологии по организации труда сотрудников клиники ортодонтии.

5. Внедрен и адаптирован типовой модуль системы информационного взаимодействия пациентов и врачей-ортодонтов на основе технологических разработок компании D4W.

Внедрение в практическую деятельность стоматологических медицинских организаций информационных и коммуникационных технологий способствует повышению эффективности оказания стоматологической помощи, в том числе обеспечению и ускорению доступа пациентов на прием к врачу-стоматологу и сокращению времени ожидания приема.