Глава 5. Рекомендации по формированию плана внутренних аудитов

Важно, чтобы заведующий лабораторией понимал, что внутренние аудиты - это эффективный инструмент управления. Заведующий лабораторией может распорядиться провести внутренний аудит по любой интересующей его проблеме. А компетентная команда внутренних аудиторов, научившаяся грамотно применять методы аудитов, может дать намного больше полезной информации по существующим процессам, чем привычные собрания, обходы и т.п.

С помощью внутренних аудитов можно успешно решать следующие задачи:

- иметь на постоянной основе информацию о текущем состоянии дел в лаборатории;

- «держать руку на пульсе» основных «проблемных» зон в лаборатории;

- иметь адекватную информацию по интересующим вопросам в удобном виде и в нужное время для принятия решений и т.п.

Важно, чтобы в процессе планирования и отчетности по внутренним аудитам активную роль играл заведующий лабораторией.

Приведем несколько рекомендаций по планирования аудитов.

Удобно иметь годовой план аудитов. Естественно, в начале года практически невозможно предусмотреть все необходимые проверки. Поэтому всегда проводят как плановые, так и внеплановые аудиты.

Если Вы только начинаете внедрение СМК, или если какие либо процессы в лаборатории претерпели существенные изменения (новые помещения, новое оборудование, новые реагенты и расходные материалы, новые ключевые сотрудники, расширение ассортимента методик исследование, смена лаборатории-партнера, которая выполняет для Вас ряд методик и т.п.), во всех этих случаях рекомендуется проводить внутренние аудиты чаще.

В случае получения информации о возникающих проблемах (внутренний контроль качества, внешняя оценка качества, жалобы пациентов или клиницистов и т.п.) полезно немедленно организовать проведение внепланового аудита.

То есть, чем выше ситуация неопределенности в лаборатории, тем чаще будут проводиться внутренние аудиты и тем больше будет внеплановых аудитов. Это нормально. Более того, это поможет Вам решить возникающие сложности.

Если СМК в лаборатории только начинает создаваться, создавать план внутренних аудитов можно исходя из рекомендаций заведующего лаборатории, исходя из опросов коллег (когда в первом приближении выявляются основные сложности), исходя из представлений ответственного за СМК о возможных главных несоответствиях в работе лаборатории стандарту. То есть, в какой-то лаборатории стоит особое внимание уделить преанали­тическому этапу, контролю распределения входящих пробирок и т.п., в другой - организации внутреннего контроля качества и т.п. То есть, исходить надо из здравой логики. Изучив стандарт и уяснив в первом приближении его требования, начинайте проводить внутренние аудиты, ищите сущест­вующие проблемы и совместно с коллегами предлагайте заведующему лабораторией пути их решения.

Важно, чтобы все подразделения лаборатории хотя бы раз в год были проверены в процессе внутреннего аудита. Причем, не забывайте о метрологическом обеспечении, организации закупок, техническом обслуживании оборудования, контроле соблюдения санитарно-эпидемиологического режима и т.п.

Когда статистика по внутренним аудитам уже собрана, можно строить планирование аудитов на более научном подходе. Исходя из данных предыдущих аудитов, анализу выявленных несоответствий и их значимости, необходимо больше внимания уделять тем процессам и подразделениям, где были зафиксированы наиболее значимые несоответствия. Такие подразделения и процессы необходимо проверять чаще остальных.